ZOOM研修会をやってみた感想、注意点

ZOOM研修会をやってみた感想

先日、ZOOMを使った集合研修を行ってきました。

参加者20~30名の終日です。

初めての経験なのでどうなるかと思いましたが、結論から言いますと、

「全然アリ!」です。

リアル研修に近い形で実施することができました。

一部やり辛い部分もありますが、一方、リアル研修よりも良い所も。

在宅ワークが多い中、ZOOMを活用した研修のポイントを解説致します。

 


ZOOMは使いやすい

参考:ZOOMのURLです。https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

まずZOOMを使ったことがない方向けに説明しますと、

・参加するだけなら会員登録不要・事前インストール不要(会主催者の登録は必要)

・参加者は主催者からメールで送られてきたURLをクリックするだけ

・無料で使える(3人以上の参加は40分迄無料、それ以上は主催者のみ有料登録必要)

・必要なのはPC1台又は(スマホ・タブレット)と通信環境のみ

・ちょっと昔のWEB会議システムやスカイプよりも安定してる

・参加者をグループ分けして、グループワークを行う事も可能

・資料の共有も簡単

・操作しやすい

※上記は現時点でZOOMの仕様です。変更されることもあります。

※パスワード設定も忘れずに!外部からの乱入もあり得えます。

総じて「準備が超簡単で、ストレスなく対面の会議・研修と同じような感覚」です。

とても使えるツールなので個人的にはおススメです。

 

ZOOM研修のオペレーション上の注意点

①通信環境

参加者がWi-Fiや携帯のテザリングで通信制限がかかってしまうと

通信状況が極端に悪くなります。

まったく繋がらないことはないと思いますが、

画面がカクカクしたり、音が途切れることがあります。

そのため、通信制限のない環境が必要です。

ひかり回線や容量の大きいWi-Fi契約がされていれば問題ないです

また、どうしてもの場合は画面オフにしたり(音声のみ)、画面表示人数を減らすことで、

通信が安定します。トラブルシューティングは下部に記載しておりますのでご参照下さい。

 

②1人だと厳しいかも

受講者側のトラブルで、通信が落ちてしまったときには個別フォローをする必要があります。

その際、研修の進行と受講生の個別フォローの両立が難しいため、

もう1名サポート役(共同ホスト)を立てておくと良いです。

講師は研修を進行し、サポート役は受講生に個別連絡(ZOOMのチャットや電話)をします。

 

③グループワーク中の「放置されてる感」に注意

ZOOMには「ブレークアウトセッション」と呼ばれるグループ分けの機能があります。

これによりグループワークを行えるのですが、

リアルな研修と異なり、講師はグループ全体を見渡すことはできず、

各グループに入らないとグループワークの様子が見えません。

ホスト機能で各グループに入ることは可能なのですが、問題は1つのグループに入っている時に他グループが放置状態になることです。

勿論、そのことは受講生も理解しているのですが、リアル研修よりも「見られてる感」がないため、

雑談が始まる可能性もあります。

そのため、グループワークに対する動機付けや、時間が余った場合の対処方法を伝える等して、

受講生の時間帯効果を高めるための工夫が必要です。

また、質問がある場合には受講生が「ヘルプボタン」を押す事で講師に声をかけることができます。

そのようなグループワークのオペレーションはリアル研修よりも丁寧に説明した方が良いでしょう。

 

 

ZOOM研修の進行上の注意点

①疲れやすい

ずーっとPC画面を見ているので、目や腰が辛くなります。

そのため、通常の研修よりもマメに休憩を取ったり、休憩時間を長くする必要があります。

また時折体操する等、体をほぐす時間を設けると良いでしょう。

 

②ファシリテーションに工夫がいる

人数にもよりますが、参加者の顔が画面に並ぶので、

ビジュアル的に自分が「人前にいる感」が強くなります。

全員の顔がなまじよく見えるため、質問や発表の際は緊張感があると思います。

そうなると質問が少なくなり、研修全体の雰囲気も重くなるので、

質問しやすい雰囲気づくりや、活気を出すための仕掛けが必要です。

そこで、対策としては、①アイスブレイクを多めに設ける②グループで質問を作ってもらう、のが良いと思います。

①はリアルな研修と同じですが、周囲との人間関係構築、

雑談で口を馴らす等により、発言しやすい準備ができます。

ZOOMだとなおさら必要になります。

 

また、全員の前で発言・質問しづらいケースにおいては、

まずは②グループで1つ以上質問を考えてもらい、

グループから1人を代表者として質問してもらいます。

そうすると、質問馴れしてきますし、

それを聞いている周囲の方も「あ、そういうことも聞いていいんだ」と分かるため、質問しやすくなります。

実際、私自身講師をした際には、最初の頃は質問が出ずに困っていましたが、

上記の工夫をしたところ、質問がやまない、質問が多すぎて捌ききれないほどでした。

 

また、グループワークの際に受講生に「絡んでいく」と講師との距離感も近づいてきます。

お互いの表情が良く見えるメリットを生かすことで、講師と受講生の信頼関係を作りやすくなります。

 

③マナー(立ち居振る舞い系)は難しい

新入社員向けの、お辞儀、名刺交換、来客挨拶などは、

実際に動いてみないと覚えられないので、ZOOMでは不向きです。

仮に画面越しにやってもらっても、フレームから外れてしまいます。

これはリアルでやるしかなさそうです。

 

④「拍手」「いいね」ボタンで盛り上げる

ZOOMには「拍手」「いいね」ボタンがあります。

このボタンを押すと手の形をしたアイコンが出て、

リアクションを取ることができます。

誰かが質問・発表した時は、全員でこのボタンを押すと、

他の方のリアクションが見えるので「盛り上がり感」が出ます。

 

⑤横の繋がりを作るにはZOOMランチ会・宴会

受講者間の人間関係づくり、社内人脈づくりも大事だと思うので、

ZOOMランチ会や宴会を促すのも良いと思います。

 

 

ZOOMの通信状況が芳しくない場合のトラブルシューティング

通信状況が芳しくない場合は、以下の対応により改善されるケースが多いです。

 

・ビデオを切る

ビデオ(顔)映像を切り、スピーカーのみにすることで幾分か改善されます。

手っ取り早い対応方法です。

 

・ギャラリービューからスピーカービューへ切り替え

ZOOMには(ほぼ)全員の顔が満遍なく見えるギャラリービューと、

スピーカーの顔が中心になるスピーカービューがありますが、

スピーカービューの方が通信状況が良い気がします(証拠データはありません)。

・ログアウトして入り直す

上記でも難しければ入り直すしかなさそうです。

 

 

ZOOM研修で特に良かった事

遠隔・在宅でできる事は当然のメリットですが、以下のメリットもありました。

①参加者の表情が良く見える

人数が多くても、画面上に参加者の顔が映ります。

リアル研修では席等の問題で、受講者の顔が見えづらいですが、

ZOOMであれば満遍なく顔を見る事ができます。

そのため、受講生が納得しているのか、理解しきれていないのか、悩んでいるのか様子が分かりやすいです。

 

②文書作成系には相性良い

ZOOMでは自分で作った資料(Word・Excel・PPt等)を共有できるので、

文書作成⇒共有⇒その場でフィードバックがとてもやりやすいです。

 

 

まとめ

まとめますと、ZOOM研修に関しては以下の通りです。

  • 無料、準備が楽、ストレスない
  • ファシリテーションに工夫が必要
  • 受講生の表情が見えやすい
  • 文書作成系は向いてる、マナー系は向いてない

 

以上、是非参考にしてみて下さい。

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